Muchos viajeros de negocios tienen la mentalidad de que «el cielo es el límite» cuando se trata de costes de reuniones de negocios y viajes profesionales. Sin embargo, un nuevo análisis global de los datos de SAP Concur revela que el gasto de los empleados aumentó un 17% entre 2019 y 2023.
Año tras año, las empresas reembolsan a sus empleados los mayores gastos. Esto podría convertirse en un problema si las empresas necesitan tener una idea clara del gasto de sus empleados y tomar medidas de control adecuadas. Afortunadamente, las soluciones digitales para la gestión de viajes de negocios pueden ayudar al brindar transparencia en los costos de viaje y otros gastos de los empleados., que luego se pueden asignar a las categorías apropiadas. El análisis descubre dónde gastan más dinero los empleados en viajes de negocios y qué aumentos de costes esto supone para las empresas.
Los billetes de avión son uno de los artículos más caros cuando se trata de viajes de negocios. En 2023, el coste medio por reclamación de gastos de viaje fue de 716 euros, tres veces más que cualquier otra categoría de gastos. En comparación con 2019, los costes de los vuelos han aumentado un 10%. Por el contrario, los costes de combustible y entretenimiento son significativamente más bajos, 55 y 52 euros, respectivamente. Sin embargo, estas categorías también han experimentado un aumento significativo de costos debido a la inflación, la escasez de suministro y los aranceles sobre ciertas importaciones: los costos de combustible aumentaron un 37% y los costos de entretenimiento aumentaron un 30%. El coste medio del alojamiento nocturno aumentó hasta los 130 euros en 2023, un aumento del 21%. La única categoría que ha experimentado una disminución de sus gastos es la de los viajes en tren, que han caído ligeramente en todo el mundo, un 5%.
Muchas empresas se enfrentan a costes de viajes de negocios más elevados que superan las tasas de inflación. Sin embargo, debido a la falta de análisis, muchas empresas necesitan conocer en detalle estos aumentos de costes y cambios en los hábitos de gasto de sus empleados. Esta falta de comprensión puede conducir a puntos ciegos financieros, donde no siempre se consideran gastos más altos en el proceso de planificación financiera. Es fundamental que las empresas obtengan una mejor visión de los hábitos de gasto de sus empleados para garantizar un proceso de planificación financiera más preciso para los viajes de negocios.
Vale la pena señalar que los billetes de avión son generalmente las transacciones más caras. Sin embargo, los vuelos no tienen los costos generales más altos. En 2023, el 22% de los gastos se registraron en la categoría Otros, mientras que la categoría varios representó otro 11%. Estas categorías cubren gastos que no encajan en categorías existentes o se relacionan con categorías de gastos fuera de la norma.
Por ejemplo, los empleados pueden comprar equipos nuevos para su oficina en casa a través de estas categorías. Esto tuvo consecuencias, particularmente durante la pandemia, ya que Solo el volumen total de las categorías miscelánea y miscelánea aumentó entre 2019 y 2023 en comparación con otras categorías (+7%), mientras que los costos de los billetes de avión y el alojamiento disminuyeron.
El análisis también revela con qué frecuencia los empleados gastan en cada categoría. Las tres principales categorías de gasto para viajes de negocios en 2023 fueron hotelería (24%), transporte terrestre (como viajes en taxi o transporte público) (22%) y pernoctaciones (14%). Esto significa que casi una de cada cuatro facturas está asociada a las comidas de los empleados.
