Promettre de boucler un dossier avant telle date, dire «juste cinq minutes»… Le temps file et l'estimer parecen imposibles. Según los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky, no se trata de un problema de organización más un fenómeno psicológico apelado sesgadamente por la planificación. Esto se manifiesta cuando se concentra solo en el trabajo principal sin anticipar interrupciones o complicaciones. On fait des estimations trop optimistes, qui s'additionnent et créent des attentes irrealistes. O, la falla de planificación a costa del tiempo, de la energía y peut nuire à su reputación. Quand chaque tâche prend plus de temps que prévu, on est toujours en retard, ce qui crée estrés y fatiga. Dans un artículo paru dans Psicología hoyCarlos Alós-Ferrer, chercheur en (micro)economía, psicología y neurociencias, y profesor titular de economía en la Lancaster University Management School, donne quelques astuces pour déjouer ce phénomène.
Aprendizaje para conocer el conocimiento
En lugar de concentrarse en el trabajo que tiene que hacer, basez-vous sur des données concretos. Considere combinar otros tiempos para realizar un trabajo similar. Después, repensez à la última fois que vous avez vous-même accompli une tâche semblable. Combien de temps cela vous at-il pris ? Cela fonctionne encore mieux si vous gardez des notes (un simple carnet suffit, ou un tableau Excel si vous préférez). N'oubliez pas de compter non seulement le temps de rédaction, mais aussi celui consacré à la recherche, aux corrections et à la mise en forme.
Ajuste un tiempo de seguridad
Prévoir un peu de temps en plus n'est jamais suffisant : on a tendance à sous-estimer systématiquement la durée des tâches. Para mayor realismo, agregue un porcentaje de su estimación plutôt qu'un tiempo fijo. Por ejemplo, comience con +25 %. Si esto no es suficiente, agregue +50 % la prochaine fois. Si tiene demasiado tiempo, reduzca la margen. Ne vous inquiétez pas si vous devez parfois ajouter 150 % ou plus : on est vraiment mauvais pour estimer le temps nécessaire.
Découpez vos tâches en étapes
Las estimaciones de largas horas o complejos son difíciles de estimar porque contienen muchas dificultades. Divisez-les en petites étapes plus previsibles et estimez le temps pour chacune. Es más fácil estimar el tiempo para «recuperar las donaciones de ventas del último trimestre» para «terminar la relación de la división».
Planificar los trabajos
Comience por la fecha límite y remontez pas à pas utilizando sus estimaciones anteriores y los márgenes de seguridad. Programe además el trabajo real en su calendario y agregue un poco de tiempo adicional para evitar el estrés.
Faites des planes précis
Los compromisos vagos y las buenas intenciones no son suficientes. Cree plutôt des planes précis :
- «S'il est 9 h mardi, alors je passe 30 minutes à préparer le plan de la proposition.» ;
- «Une fois que j'ai les données de vente, alors je crée les graphiques du trimestre.»
Los psicólogos Peter Gollwitzer y Anja Achtziger ont montré que este método, por muy simple que sea, es de gran eficacia.
Las ventajas de una planificación real
En apprenant à mieux estimer le temps, vous serez moins stressé, vous produirez un travail de meilleure qualité et vous gagnerez en fiabilité. Paradoxalement, cela vous fera aussi gagner du temps: si chaque tâche est vraiment finie dans les délais, vous n'êtes plus débordé. Vous retrouvez del espacio mental para ser creativo et du temps pour saisir de nouvelles opportunités. La prochaine fois que vous vous dites «ça ne prendra que quelques minutes», hace una pausa y piensa en la planificación correcta. L'objectif n'est pas devenir pessimiste, mais réaliste face aux imprévus du monde réel.
